Trả lời tự động
HƯỚNG DẪN TRẢ LỜI TỰ ĐỘNG TRÊN VPANEL
Tính năng Autoresponders tự động phản hồi mọi thư đến với tiêu đề và nội dung được cấu hình sẵn. Rất tiện lợi cho thông báo nghỉ phép, đóng cửa nghỉ lễ, xác nhận đơn hàng, hoặc bất cứ tình huống nào cần trả lời khách hàng khi không có người trực.
1. Truy cập Autoresponders
Đăng nhập User Panel ở cổng :2083. Trên sidebar, mục Email, nhấn Autoresponders.
Tổng quan giao diện
| Thành phần | Mô tả |
|---|---|
| Bộ chọn domain | Chuyển giữa các tên miền của tài khoản. |
| Create Autoresponder | Mở form tạo quy tắc mới. |
| Tìm kiếm | Lọc theo hòm thư. |
| Bảng danh sách | Liệt kê toàn bộ autoresponder trên tên miền đang chọn. |
Các cột trong bảng
| Cột | Ý nghĩa |
|---|---|
| Mailbox | Hòm thư kích hoạt quy tắc. |
| Subject | Tiêu đề của thư trả lời. |
| Interval | Khoảng thời gian tối thiểu giữa hai lần trả lời cùng người gửi. |
| Start / Stop | Khoảng thời gian quy tắc có hiệu lực. |
| Status | Active, Scheduled hoặc Expired. |
| Actions | Nút Edit và Delete. |
2. Tạo autoresponder mới
Nhấn Create Autoresponder ở góc phải trên.
Điền các trường chung:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Mailbox | Chọn hòm thư có sẵn trên tên miền hiện tại. |
| From (name) | Tên hiển thị trong thư trả lời. |
| Subject | Tiêu đề — hỗ trợ placeholder %subject% để lặp lại tiêu đề gốc. |
| Character set | Mặc định utf-8 — chỉ đổi nếu có yêu cầu đặc biệt. |
| Content type | text/plain cho nội dung thuần văn bản hoặc text/html cho định dạng có hình. |
Sau đó soạn nội dung và cấu hình lịch chạy.
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Body editor | Trình soạn thảo rich-text. Các placeholder như %from%, %subject% sẽ được thay khi gửi. |
| Interval (hours) | Số giờ tối thiểu giữa hai lần trả lời cùng người gửi — tránh loop. |
| Start | Thời điểm bắt đầu. Bỏ trống nếu áp dụng ngay. |
| Stop | Thời điểm ngừng. Bỏ trống nếu không giới hạn. |
Nhấn Create Autoresponder để lưu. Quy tắc có hiệu lực từ mốc Start.
Mẹo: Với thông báo nghỉ phép, nên đặt Interval tối thiểu
24giờ để không spam người gửi.
3. Các placeholder có sẵn
Cả Subject và Body đều hỗ trợ:
| Placeholder | Được thay bằng |
|---|---|
%from% | Header "Tên |
%email% | Chỉ địa chỉ email người gửi. |
%subject% | Tiêu đề thư gốc. |
%day% | Ngày hiện tại (1 — 31). |
%month% | Tháng hiện tại (1 — 12). |
%year% | Năm hiện tại (4 chữ số). |
4. Sửa và xóa
- Edit: Nhấn Edit để chỉnh tiêu đề, nội dung hoặc lịch chạy. Thay đổi áp dụng cho thư đến kế tiếp.
- Delete: Nhấn Delete để xóa. Thư đến sẽ được nhận bình thường mà không có phản hồi tự động.
5. Xử lý sự cố
Không có thư trả lời được gửi
- Nguyên nhân: Thời gian hiện tại nằm ngoài Start / Stop hoặc mailbox đang bị suspend.
- Cách xử lý: Kiểm tra lịch và trạng thái mailbox trong Email Accounts.
Người gửi nhận nhiều thư trả lời liên tiếp
- Nguyên nhân: Interval quá thấp.
- Cách xử lý: Tăng Interval lên
24giờ hoặc hơn.
Thư trả lời vào Spam của người nhận
- Nguyên nhân: Thiếu SPF/DKIM/DMARC.
- Cách xử lý: Công bố các bản ghi ở Email Deliverability.
Không trả lời cho mailing list
- Nguyên nhân: vPanel cố ý bỏ qua thư có header
Precedence: bulk,list, hoặcjunkđể không làm ngập danh sách. - Cách xử lý: Đây là hành vi mặc định, không thể tắt.
Chúc bạn quản trị Server an toàn và hiệu quả!
Lần cuối cập nhật: 8/7/2026
Nội dung bài viết
Nội dung bài viết